Zollprozesse effizient managen

Haben Sie einen klaren Überblick über Ihre Zollprozesse und sind diese aktuell und präzise dokumentiert? Wenn nicht, sind Sie nicht allein. Spätestens bei einer anstehenden Außenprüfung durch die Zollverwaltung wird dies jedoch nur ein kleiner Trost sein: Prozessbeschreibungen nach QM-Vorgabe reichen den Zoll- und Außenwirtschaftsbehörden häufig nicht aus. Sie sind einerseits zu allgemein gehalten und nicht personenbezogen. Andererseits beschreiben sie spezielle Arbeitsschritte zu genau, da im internationalen Geschäft häufig kein Vorgang dem anderen gleicht. Packen Sie die Aufgabe an und lernen Sie praxisorientiert, wie Sie Ihre Zollprozesse gestalten, dokumentieren und Risiken für das Unternehmen minimieren können.

Ziel und Nutzen

In diesem Seminar lernen Sie, wie Sie einzelne Zollprozesse identifizieren und Prozessdokumentationen logisch und strukturiert aufbauen können. Durch praxisnahe Übungen, inklusive der Dokumentation eines Prozesses an einem konkreten Beispiel, erhalten Sie das notwendige Wissen und die Fähigkeiten, um Ihre Zollprozesse effizient und risikominimierend zu gestalten.

Agenda

1. Einstieg ins Thema / Begriffsbestimmungen

2. Identifizierung der Haupt- und Nebenprozesse
• Stammdatenmanagement
• Warenursprung und Präferenzen
• Einfuhrprozesse
• Exportkontrolle
• Ausfuhrprozesse

3. Welche Dokumentationen werden behördlich gefordert?
• Arbeits- und Organisationsanweisungen
• ICP - Internal Compliance Programme
• Verfahrensanweisungen

4. Inhalt einer Prozessbeschreibung
• So viele Details wie nötig, so wenige wie möglich!
• Personalisierung der Prozesse
• Optische Darstellung
• Ist anhand der Prozessbeschreibung ein internes Audit möglich?
• Herausforderung und Umgang mit QM-Vorlagen

5. Praktische Übung
• Vorbereitende Tätigkeiten für die Erstellung einer Prozess-Dokumentation
• Logische Reihenfolge definieren
• Erstellen des Inhaltsverzeichnisses 
• Ausprägung und Visualisierung der Prozessschritte

”Morgens Theorie – nachmittags Praxis”: Im Laufe des Vormittags werden Sie die einzelnen Zollprozesse identifizieren und nachmittags an einem Praxisbeispiel gemeinsam einen Prozess dokumentieren.

Zielgruppe

Mitarbeitende aus den Bereichen Zoll- und Exportkontrolle, Versand, Logistik, Einkauf, Customer Service, Vertrieb, die mit der Zollabwicklung im Unternehmen vertraut sind.