KI gestützte Geschäftsoptimierung in der Unternehmensverwaltung

Steigender Kostendruck, Fachkräftemangel, wachsende Dokumentationspflichten und historisch gewachsene IT-Landschaften stellen insbesondere administrative Bereiche im produzierenden Mittelstand vor große Herausforderungen. Einkauf, Arbeitsvorbereitung, Controlling, Personalwesen oder Rechnungswesen arbeiten häufig mit hohem manuellem Aufwand, Medienbrüchen, redundanten Daten und begrenzter Transparenz über Kosten, Durchlaufzeiten und Auslastung.
Das Seminar vermittelt praxisnah, wie administrative Prozesse systematisch analysiert, datenbasiert bewertet und gezielt optimiert werden können. Im Fokus stehen konkrete Anwendungsfälle wie z. B. ineffiziente Freigabe- und Genehmigungsprozesse, hoher manueller Aufwand in der Belegverarbeitung, fehlende Transparenz über Prozesskosten und Bearbeitungszeiten oderaufwändige Abstimmungen zwischen Verwaltung, Produktion und IT.

Ziel und Nutzen

Sie lernen administrative Prozesse im eigenen Unternehmen systematisch zu analysieren und Einsparpotenziale zu identifizieren. Sie erfahren, wie Sie Daten, Automatisierung und KI gezielt zur Reduktion von Kosten, Durchlaufzeiten und Fehlerquoten einsetzen und typische Digitalisierungs- und Optimierungsprojekte in der Verwaltung realistisch priorisieren und umsetzen. Zudem erhalten Sie praxisnahes Wissen, um rechtliche und organisatorische Rahmenbedingungen (u. a. Datenschutz, Mitbestimmung, Arbeitsrecht) frühzeitig zu berücksichtigen und sicher zu integrieren.

Agenda

1. Einführung & Zielsetzung
   1. Zielsetzung des Seminars & Ergebniserwartungen
   2. Vorstellung von konkreten Teilnehmer-Cases
2. Analyse & Optimierung administrativer Prozesse
   1. Identifikation von Kostentreibern in der Verwaltung
   2. Methoden zur datengetriebenen Prozessanalyse
   3. Transparenzsteigerung durch strukturierte Optimierung
3. Einsatz von KI & Automatisierung zur Effizienzsteigerung
   1. Grundlagen und Anwendungsfälle von KI in der Verwaltung
   2. Werkzeuge zur Automatisierung administrativer Aufgaben
   3. Praxisbeispiele erfolgreicher Automatisierungsprojekte
4. Rechtssichere Prozessimplementierung
   1. Datenschutz & Mitbestimmung bei digitalen Lösungen
   2. IT- und Prozesslösungen rechtskonform einführen
   3. Arbeitsrechtliche Aspekte bei Re-Organisationsvorhaben
5. Praxisbezogene Fallarbeit & Transfer in den Unternehmensalltag
   1. Identifikation und Reflexion individueller Optimierungspotenziale
   2. Gruppenarbeit zu rechtlichen Rahmenbedingungen
   3. Gemeinsame Diskussion & Transfergespräch
6. Abschluss & Weiterführende Maßnahmen
   1. Wrap-up & Vorstellung der Nachbereitungsaufgaben
   2. Networking & informeller Austausch (optional)

Zielgruppe

Geschäftsführung, kaufmännische Leitung, Bereichs- und Abteilungsleitungen sowie Projektverantwortliche aus Verwaltung, Controlling, Einkauf, Personal, IT und Organisation