Organisation und Planung im digitalen Office

Der gezielte Einsatz von Microsoft Office-Anwendungen wie Outlook und OneNote unterstützt dabei, den Büroalltag effizienter und strukturierter zu gestalten. Ergänzt durch praxiserprobte Zeitmanagement-Methoden lassen sich Aufgaben übersichtlich organisieren und Prioritäten sinnvoll setzen. Das Seminar vermittelt, wie moderne Arbeitsplatzgestaltung gelingt, Prozesse im Sinne von Lean Administration optimiert und Verschwendung systematisch reduziert werden kann. Darüber hinaus stehen smartes Wissensmanagement, eine klare digitale Ablagestruktur und der produktive Umgang mit digitalen Tools im Fokus – für mehr Struktur, Fokus und Arbeitsfluss im Alltag. Ideal für alle, die ihre Zeit bewusst nutzen und produktiv arbeiten möchten.

Ziel und Nutzen

Die Teilnehmenden lernen, ihren Büroalltag mit Outlook, OneNote und praxiserprobten Methoden effizienter zu gestalten. Sie organisieren Aufgaben klar, setzen Prioritäten, optimieren Prozesse mit Lean-Ansätzen und nutzen digitales Wissensmanagement für mehr Struktur und Produktivität.

Agenda

1. Effiziente und moderne Arbeitsplatzgestaltung
• Neue Arbeitswelten: Flexibilität, Mobilität und Homeoffice
• KI-Tools zur Text-, Aufgaben- und Ideengenerierung (z. B. ChatGPT, Copilot)
• KI-unterstützte E-Mail- und Dokumentenbearbeitung
• Einführung in 5S am physischen und digitalen Arbeitsplatz

2. Lean-Admin-Prinzipien im Büroalltag
• Grundlagen und Nutzen von Lean in der Administration
• Verschwendung im Bürobereich erkennen und vermeiden
• Was ist standardisierbar - was nicht?

3. Aufgaben und Zeitmanagement mit digitalen Tools
• Aufgaben strukturieren und priorisieren mit MS-Office Tools
• Wiedervorlagen, Termine und To-Dos effizient verwalten
• E-Mail Management und Kommunikationsregeln
• Persönliche Zeitdiebe erkennen und eliminieren

4. Teamorganisation und klare Zuständigkeiten
• Rollenklärung und Verantwortlichkeiten im Team
• Daily Stand-ups in der Administration etablieren
• Effiziente Zusammenarbeiten in Projektteams
• Regeln für Ablage, E-Mails und Aufgabenverteilung

5. Digitale Dateiablage und Dokumentenmanagement
• Strukturierte Ablagesysteme in Netzwerken oder Cloud
• Versionskontrolle und Suchstrategien
• Gemeinsame Ordnerstruktur im Team definieren

6. Smartes Wissensmanagement mit One Note
• Aufbau und Pflege von digitalen Wissensdatenbanken
• One Note als zentrales Tool für Notizen, Ideen und Prozesse
• Best Practices für den Einsatz im Team

Zielgruppe

Fach- und Führungskräfte, Teamassistenzen, Projektmitarbeitende sowie alle Beschäftigten im Büro- und Verwaltungsbereich, die ihren Arbeitsalltag effizienter, strukturierter und digitaler gestalten möchten.