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Damit KMU wettbewerbsfähig bleiben: So digitalisieren Unternehmen ihre HR

20.09.2023

Quelle: krakenimages auf Unsplash

Advertorial

Der Personalmangel ist ein dauerhafte Herausforderung für die deutsche Wirtschaft. Allein schon der demografische Wandel sorgt dafür, dass Unternehmen in Zukunft zunehmend schwerer an neue Arbeitskräfte kommen. Und selbst wenn Firmen und Betriebe weiterhin die benötigten Mitarbeiter finden, steigt der Aufwand, um sie im Unternehmen zu halten und weiter zu qualifizieren. Das gelingt wiederum nur dann, wenn HR-Manager für diese Aufgaben über genügend Kapazitäten verfügen. Doch daran scheitert es gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen in der Praxis oft.

Die digitale Personalabteilung – in vielen Fällen noch Zukunftsmusik

Digitale Prozesse sind in den meisten Unternehmensbereichen der Standard. Schlicht, weil sie die Produktivität erhöhen. Denn durchdachte Software-Lösungen sparen vor allem bei Routinetätigkeiten viel Zeit, die Mitarbeiter für anspruchsvollere Arbeiten nutzen. Leider ist in vielen mittelständischen HR-Abteilungen immer noch weitgehend unbekannt, was in anderen Ressorts längst etabliert ist.

So arbeiten sich Personalverantwortliche weiterhin durch Papierberge aus Personalakten, anstatt ihre Energie ins Recruiting zu stecken. Sie erfassen in Excel-Dateien die Krankheitstage ihrer Angestellten, anstatt attraktive Arbeitsbedingungen zu schaffen, damit ihre Mitarbeiter gerne im Unternehmen bleiben. Und anstatt sich Gedanken darüber zu machen, welche Fortbildungen Angestellte benötigen, damit der eigene Betrieb wettbewerbsfähig bleibt, überprüfen sie händisch die eingereichten Urlaubsanträge. Oder mit anderen Worten: Anstatt zielgerichtet eines der strategisch wichtigsten Themen im Unternehmen anzugehen, machen Personalverwaltungen nichts anderes, als was ihr Name schon sagt – nämlich “verwalten”.

Besonders KMU stehen unter Zugzwang

Mitarbeiter zu finden und zu halten ist in einem arbeitnehmerfreundlichen Markt besonders für kleine und mittlere Unternehmen herausfordernd. Im Gegensatz zu Großunternehmen haben sie in der Regel keinen Namen, der bereits durch seine Strahlkraft Bewerberinnen und Bewerber auf sich aufmerksam macht. Auch verfügen sie meist nicht über die finanziellen Mittel, um Gehälter zu zahlen, wie sie in Konzernen üblich sind. Aus diesen Gründen wird es für viele KMU zur Schicksalsfrage, ob es ihnen gelingt, ihre HR zu digitalisieren.

So gelingt die Digitalisierung der Personalarbeit

Die Ressourcen von kleinen und mittleren Unternehmen sind sowohl finanziell als auch zeitlich begrenzt. Laut dem Freiburger HR-Software-Anbieter HRworks ist es daher wichtig, dass KMU eine Software-Lösung finden, die ganz bestimmte Anforderungen erfüllt:

 

  • Schnelle Einführung: Eine HR-Software zu implementieren erfordert immer Kapazitäten von Seiten der HR-Verantwortlichen. Dennoch gibt es mittlerweile ausgereifte Standardlösungen, die HR-Manager auch nahezu ohne technisches Know-how effizient innerhalb weniger Wochen einführen.

  • Kostengünstiger Betrieb: Digitale HR-Lösungen sind meist mit einer monatlichen Nutzungsgebühr verbunden. Dabei ist es wichtig, den Preis ins Verhältnis zu den Funktionen zu setzen, die die betreffende Software mitbringt. Denn je mehr HR-Tätigkeiten die verwendete Software erleichtert, desto größer sind die Einspareffekte für Personalmanagerinnen und Personalmanager.

  • Nutzerfreundliche Prozesse: Ein Tool ist nur dann nützlich, wenn alle im Unternehmen damit arbeiten, anstatt Workarounds dafür zu erfinden. Für HR-Software bedeutet dies, dass nutzerfreundliche Prozesse sowohl für Personalverantwortliche als auch für Mitarbeiter und Vorgesetzte gleichermaßen Pflicht sind.

Oft begehen Unternehmen in der Praxis den Fehler, bei akutem Bedarf ungeplant eine Funktion nach der anderen zu digitalisieren. Das Ergebnis ist dann ein digitaler Flickenteppich, in dem sich Daten auf verschiedene Tools verteilen. Was ebenfalls gegen viele Software-Lösungen spricht: Auch die Kosten sind in den meisten Fällen deutlich geringer, wenn KMU auf eine Software setzen, die gleich mehrere Funktionen auf einmal abdeckt.

Wie KMU bei der Einführung von HR-Software vorgehen

 

  • Analyse: Im ersten Schritt machen die Verantwortlichen eine Bestandsaufnahme darüber, welche Prozesse es in ihrer HR gibt und welche sie davon digitalisieren wollen.

  • Suche: Sind die Anforderungen an die Software geklärt, recherchieren HR-Manager mögliche Lösungen, gehen mit den Anbietern ins Gespräch und vergleichen deren Angebote.

  • Einführung: Sobald die Entscheidung für ein Tool gefallen ist, bildet HR ein Projektteam, um gemeinsam mit dem Software-Anbieter die verschiedenen Schritte zur Einführung der Software zu planen.

  • Schulung: Es ist sinnvoll, bereits während der Implementierung die Belegschaft über die neue digitale Lösung zu informieren und auf ihre Fragen und Bedenken einzugehen. Ist die Software eingeführt, sind zeitnahe Schulungen für alle Mitarbeiter entscheidend. Diese Maßnahmen erhöhen die Akzeptanz der HR-Software erheblich.

Auch wenn die Personalabteilungen zahlreicher mittelständischer Unternehmen mit der Einführung eines HR-Tools digitales Neuland betreten, sind sie nicht alleine mit dieser Aufgabe. Das Software-Unternehmen HRworks hat 25 Jahre Erfahrung darin, Unternehmen beim Einführen von HR-Software kompetent und professionell zu beraten. Mehr über die Software und Erfahrungsberichte von Nutzern erhalten Sie bei den nächsten Treffen unserer Fach-Erfas Personalleiter 4 und 5 am 24. und 25. Oktober.