: Hinweisgeber-Service für Unternehmen

Gemäß dem am 02.07.2023 in Kraft getretenen Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sind Unternehmen mit einer Beschäftigtenzahl zwischen 50 und 249 ab dem 17. Dezember 2023 verpflichtet, eine interne Meldestelle zur Abgabe von Hinweisen einzurichten und zu unterhalten.

Mit dem wvib Hinweisgeber-Service hat der Wirtschaftsverband Industrieller Unternehmen Baden e.V. (im Folgenden: „wvib“) eine gemeinsame interne Meldestelle gemäß § 14 Abs. 2 HinSchG (im Folgenden: „Meldestelle“) eingerichtet, welche er gemeinsam mit den teilnahmeberechtigten Mitgliedsunternehmen betreibt. Hierdurch wird den Unternehmen die Pflicht abgenommen, eine eigene interne Meldestelle einzurichten und zu unterhalten.

Die Meldestelle wird zunächst aus drei Meldekanälen (E-Mail, Telefon und Brief) bestehen, über welche Hinweise abgegeben werden können.

Teilnahmeberechtigt sind alle wvib-Mitgliedsunternehmen mit maximal 249 Beschäftigten . Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten sind vom Anwendungsbereich des HinSchG nicht erfasst, dürfen aber dennoch den wvib Hinweisgeber-Service nach entsprechender Anmeldung nutzen.

Voraussetzung für die Teilnahme am Hinweisgeber-Service ist, dass das Unternehmen eine gültige Verbandsmitgliedschaft besitzt und maximal 249 Beschäftigte hat. Darüber hinaus müssen mindestens zwei Beschäftigte des Unternehmens eine der angebotenen Online-Schulungen zum wvib Hinweisgeber-Service absolvieren, um als „interne Meldestellenkoordinatoren“ eine reibungslose Zusammenarbeit mit der Meldestelle gewährleisten zu können. Weiterhin bedarf es einer schriftlichen Anmeldung, mit welcher die geltenden Nutzungsbedingungen akzeptiert werden.

Der wvib Hinweisgeber-Service ist als Verbandsleistung mindestens für das erste Jahr (17.12.2023 bis 31.12.2024) im jährlichen Mitgliedsbeitrag enthalten. Nach Ablauf des ersten Jahres kann abgeschätzt werden, ob die vorhandenen zeitlichen und personellen Ressourcen ausreichen, um den wvib Hinweisgeber-Service auch weiterhin ohne zusätzliche Kosten für die Mitgliedsunternehmen anzubieten.

Wir empfehlen, dass eine der beiden zu schulenden Personen aus der Geschäftsleitung stammt oder der Geschäftsleitung organisatorisch angegliedert ist. Regelmäßig dürften die nach Eingang eines Hinweises zu treffenden Maßnahmen von der Geschäftsführung zu entscheiden sein. Aus diesem Grund bietet es sich an, dass eine entscheidungsberechtigte Person auf Geschäftsleitungsebene an der Schulung teilnimmt. Die zweite Person kann z.B. ein Compliance-Beauftragter oder ein Personalverantwortlicher sein. Grundsätzlich ist das Mitglied jedoch in der Entscheidung frei, welche Beschäftigten des Unternehmens für die spätere Zusammenarbeit mit der Meldestelle geschult werden sollen.

Für den Fall, dass ein Hinweis bei der Meldestelle eingeht, welcher ein teilnehmendes Unternehmen betrifft, werden die Rechtsanwälte des wvib den Hinweis einer Vorprüfung unterziehen und die gegebenenfalls einzuhaltenden Fristen beachten. Diese Vorprüfung umfasst die Plausibilität des abgegebenen Hinweises und die Frage, ob der Hinweis in den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG fällt, vgl. hierzu § 2 HinSchG. Falls die Vorprüfung positiv ausfällt, werden die Rechtsanwälte des wvib den Hinweis an die internen Meldestellenkoordinatoren des Unternehmens weitergeben. Wie das betroffene Unternehmen mit dem Hinweis umgehen muss und welche möglichen Maßnahmen anschließend einzuleiten sind, wird Teil der Online-Schulungen zum wvib Hinweisgeber-Service sein.